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ＰＡＲＴ１
初めてパソコンと出会うビジネスマンのための、パソコン最低限知識
コンピュータって何するもの？
現代という時代を特徴つけるキーワードに、「情報」があります。今や「モノ」と同じように、「情報」が大きな意味を持つようになりました。国際政治の動向と日本の対応、日"起こる事件や出来事、そして刻"と動きつづける株価や為替レートなどを正確につかむことが、ビジネス成功の鍵になっています。ビジネスマンには、こうしたデータに素早く対応し、必要な情報を読み取って的確に判断を下すことが不可欠になっています。
コンピュター情報の精錬機
ところで、情報といっても、いろんな形をしています。たとえば、世界情勢などはいろいろなメディアを通したこュースとして報道されるものもありますし、特殊なルートから入る情報もあります。為替レートや株価の動きは新聞の商況欄にその日の動きが伝えられます。もちろん裏情報もあります。これらの多くの情報の中には、有効なものもあればそうでないものもあります。一見ありふれた石ころのようなデータの中から、自分にとって価値ある情報だけを精選して取り出すことこれが、ビジネスの勝利者となるための必要条件になっています。コンピュータとはひと口に言ってしまえば、情報を精錬する道具です。金属を精錬するためには、鉱石を採取し精錬機の中に入れますね。これと同じで、コンピュータの場合も情報の原石となるデータを入れてやらなければなりません。これを、コンピュータにデータを「入力する」または「インプットする」といいます。
使いこなすためには多少の努力を
情報の鉱脈は至る所にあります。友人知人の住所、電話番号、家族構成、それぞれの誕生日といった身近なものから、顧客の購入商品や時期の記録など、ふだん何気なく見逃しているものでも、あらためて見直せば、そこから大きな意味を持つ情報を取り出すことができます。われわれの中にも、鉱脈があります。たとえば、ある日ある時、ふと浮かんだアイデアや文章の断片です。これらは、そのままではじきに、忘れ去られますが、書き留め、蓄積してゆけば、価値あるものを生み出せます。ただ忘れないためなら、システム手帳にメモするだけでもよいのですが、コンピュータを活用すれば、たとえば前年の数字と比較することで以前の情報との関連を見たり、そこから将来の予測を立てたりといった、新たな価値を見つけることが簡単にできます。つまりコンピュータは、情報を整理し、加工するための道具といえるのです。そして、こうしてつくり出した情報こそ、ほんとうの情報と呼べるのです。
コンピュータは魔法の箱ではあリません。
座って待てば情報が生み出されてくるわけではありません。役立つ情報を引き出すためには、ほかの道具と同じように、使い方を覚える必要があります。ただ、最近のパソコンは、ほとんどが
Windows を搭載していて、マウスでパソコンを操作するようになっていますから、以前ほどパソコンの操作も難しいものではなくなりました。ですから、はじめから「パソコンは難しいモノ」と決めつけて尻込みせずに、とにかくまずパソコンに触れてみて下さい。案外簡単だということに気づくはずです。
何をさせるかは人間しだい
ここでもう一度、コンピュータを扱う上での基本を確認しておきましょう。コンピュータは、言われたことは正確.迅速にこなしますが、「もっとうまいやり方があるのになあ」とは考えてくれません。つまりコンピュータは、いわれた手順をそのまま実行するだけの存在なのです。コンピュータに命令を与え、仕.手をきせるのは人間の役目です。ということは、コンピュータを有効に使えるかどうかは、それを扱う人間にかかってくるのです。
ワーフロとパソコンはここが違う
コンピュータは規模によっていろいろな名前がつけられていますが、わたしたちが「情報整理をする文房具」として使うコンピュータは、「個人のためのコンピュータ」という意味で「パーソナル.コンピュータ」、略して「パソコン」と呼ばれます。パソコンとよく似た機械に、ワープロと呼ばれているワープロ専用機があります。ワープロなら使ったことがあるけど、パソコンとどう違うのだろう、と疑問に思ったことはありませんか。
ワープロもコンピュター最近ではワープロ専用機でありながら、簡単な集計ができたり、住所録やスケジュールの管理ができるものがあります。まして、パソコンもワープロとして使える、などという話を聞くと、ちょつと混乱してしまいますね。ワープロとは「ワードプロセッサ」を略したものです。ことばを処理するもの、といった意味です。この「ことばを処理する」、すなわちワードプロセッシングも、コンピユータを使って実現できる仕事の一つなのです。ワープロ「専用」機とは、その名のとおり、ワードプロセッシングだけをする横械としてつくられているコンピュータなのです。
パソコンは何でもこなせる
一方のパソコンは、特定の用途を持たせない状態でつくられています。いいかえれば、与えるプログラムしだいで、表やグラフの計算をしたり、住所録の管理をしたり、またいまはやりのインターネットに接続したりと、いろいろな用途に使えるというわけです。もちろんワープロにもなります。しかしパソコンをワープロだけのために購入すると、価格的には専用機よりも高くなり、つかいこなしも専用機よりややめんどうになります。文書を作るだけなら、ワープロ専用機のほうが手軽かもしれません。しかし、パソコンの本領は「情報を整理する」ことで発揮されるのであって、その拡張性や便利さ、将来性は、ワープロ専用機を大きく引き離しています。文章を書く以外の用途にも使おうとするなら、パソコンのほうが圧倒的に有利でしょう。
ソフトがないとパソコンは動かない
パソコンはワープロ専用機と違って、それ自体では特定の用途を持っていませんから、パソコンをワープロとして、あるいは情報を整理する道具として使うためには、それとして機能させるためのものを別にもってこないといけません。
別のものって何だろう
これはちょうど、カセットデッキが、デッキだけでは音楽を聞くことができないのと似ています。デッキの働きは、カセットテープに記録された情報を再生するだけですが、それがどんな音楽かは、機械を使う人の好みしだい。クラシックのテープをセットすればクラッシックを演奏する機械、ジャズのテープならジャズを演奏する機械になるというわけです。パソコンでも、ある特定の用途に使うためには、その内容を記録してあるものが必要です。カセットデッキのテープにあたるものとして、パソコンではフロッピーディスク（略して「フロッピー」と呼ばれます）や
CD-ROMがあります。ここに記録されているものは、プログラムと呼ばれます。どんな音楽を聞くにせよ、テープがなければカセットデッキはただの箱です。これと同じで、ソフトがないパソコンはただの箱にすぎません。
プログラムって？
プログラムとは、パソコンがどういう順番で何をするのかを書いたものです。書いたといっても、もちろん紙に書いたわけではなく、パソコンにわかる言語で「書かれて」いるのです。このプログラムを替えることで、ワープロの機械になったり、人事情報を管理する機械になったりするわけです。ちなみに、このプログラムのことを、ソフトウェアと呼びます。形のある機械をハードウェアと呼ぶのに対して、これに組み合わせる「形のない機械」というほどの意味です。このパソコンを動かすための土台になるソフトが、WindowsやMS-DOSなどの基本ソフトと呼ばれているソフトです。文字どおり、ワープロソフトや表計算ソフトなどを使うときの裏方さんの役目をするソフトです。このソフトがないと、いくらワープロソフトを買ってきても動きません。ビジネスシーンでの仕事の多くは、このOSをベースとして動くアプリケーションソフトなどと呼ばれる市販のプログラムでおおかたこなせます。『ロータス１２３』や『一太郎』という名前を聞いたことがありませんか。これらがアプリケーションソフトです。
市販のソフトがこなす仕事
アプリケションソフトつて？
パソコンショップ、電機店などでは、実に多彩なパソコン用ソフトウェアが売られています。これらは、市販ソフト、アプリケーションソフトなどと呼ばれています。何千種顆というソフトも、そのタイプはいくつかに絞れます。なかでもワープロソフトは、市販ソフトの代表格で、特色を持った数多くの製品があります。このほか、表をパソコンで処理し、グラフ化もできる表計算ソフトと呼ばれるタイプや、蓄積された膨大なデータの中から、条件に合ったものだけを抜き出す検索操作が仕事のデータベースソフトなピ、ビジネスシーンで活躍しているソフト、また、パソコンで絵を描くグラフィックソフトなどがあり、実に多彩です。こうしたものに加えて、給与計算や販売管理といった特殊な実務に適した業務用ソフトもあります。
通信ソフトでインターネットにアクセス
また、国内の通信ネットやインターネットに接続するための通信ソフトなどもあります。もちろん、WindowsなどのOSも、パソコンショップで売られています。
ビジネスマンこそパソコンを活用せよ
デ-夕を多角適に検討できる「情報を整理する道具」のパソコンは、肝心のビジネスの現場でどのように役立つのでしょう。たとえば、市況の動向というものがあります。これは、その日の取引きの結果として提供されるデータを蓄積し、ある期間での動きとして整理することで初めて見えてくるものです。このように情報蓄積し、必要に応じて整理して見やすい形にすることは、パソコンのもっとも得意とする仕事です。たとえば、見積書を作成する場合を考えてみましょう。製品の原価や運送費、施設費などを算出する際、諸費用が時期によって変動するといった不確定条件があるとき、それぞれを想定して何種類もの見積りを作成することがあります。こうした作業は、電卓片手に人間が行なうと、たいへんな労力を要します。しかしパソコンを使えば、条件を変えた見積書が何種類も簡単に作れてしまうのです。
グラフなどで説得力をアツプ
そのうえ、整理したデータを図や表にしたり、その図表をワープロの文章に添えて説得力を増すことも、同じパソコンを使ってできてしまいます。われわれの周囲にはさまざまなデータがありますが、その羅列を見ているだけでは肝心なことは見えてきません。そこでわれわれは、必要なデータを抜き出したり、並べ替えたり、図表にしたリ、あるいは比較したりして、有意義な情報を読み取ろうとするわけです。さらに映像や音声を加工できるオーサリングソフトを使えば、自分の作ったプレゼンテーション用の文章が、マルチメディアソフトに早変わりし、説得力もグンと増すというものです。パソコンは、まさにビジネスの現場でこそ、その真価を発揮するのです。
通信で情報も倍増
また、モデムという周辺機器をとりつけ、通信ソフトを購入すれば、パソコン通信もできます。NIFTYやPC−VANなどの国内のネットからインターネットまで、登録さえすませれば、２４時間いつでもアクセスできるのです。最近のパソコンでは、モデムや通信ソフトなどがはじめから組み込まれている機種も増えてきていますので、接続のための面倒な作業なしで、通信が始められるようになりました。特にWindows95では、初めからマイクロソフト社のパソコン通信サービスへのアクセス機能を備えています。ビジネスマンには、情報を収集する場が広がるのと同時に、情報を整理し、活用する能力も逆に求められてきているのです。
パソコン攻略はこうする
さてそれでは、新時代の文房具ともいえるパソコンを使いこなすためには、何をすればよいのでしょう。ビジネスに趣味にと、そこそこにパソコンを役立てるためには、それなりのやり方があります。そのポイントを紹介してみましよ
そっと教えるパソコン上達のコツ
まずは、何よりもパソコンを実際に触ってみることです。本を読んだだけでは、限界があります。確実な理解は、パソコンとの触れ合いを通して身につきます。まずは、マウスを動かし、キーボードをたたいてみることです。第二には、パソコンをビジネスや生活の中で少しでも「役に立つ」ように、そして「楽しみながら」使っていくことです。肩に力を入れてパソコンを学ぽうとしても、なかなか長続きしません。それよりも、その時その時で楽しみながら、または、ちょつとばかり役立てながら使い続けていくほうが、結局はものにできるようです。ゲームをやりながら、キーボードになじんでいくのも手です。第三には、最初からあれもこれもと欲張らないことです。確かにパソコンでできることは多彩ですが、いちどにいくつも使い方を覚えようとすると、どれも中途半端なうちに放り出してしまいがちです。簡単にできそうなものから始めて、しだいに使い方の幅を広げていくようにしたいものです。第四には、やはり最低限の知識はもつように努めることです。それには書籍や雑誌が最適でしょう。たまには、よく理解できないながらも専門誌などをながめてみてはどうでしょう。ただし、本を開けばいつでも確かめられるようなこまごました知識ばかりをため込むよりも、「パソコンとはこいういもの」という見方.考え方をつかまえることが大切です。このような見方を身につければ、知らないことに出会っても、何をすればよいのかの見当がつくからです。
たかガパソコン、のんでか かろう
最後は、パソコンを道具として意識し、何に使うのかをはっきりさせることです。万年筆の持ち方がよいことと、うまい文章が書けることとは別なように、パソコンに詳しいだけではパソコンを役に立つ道具として使えるようにはなりません。パソコンはこんな使い方がいい、といったように、パソコンの機能をあらかじめ決めてしまうことほど、パソコンをつまらなくしてしまうことはありません。そうではなく、こんな使い方はできないか、と考えてみることです。パソコンは難しいといっても、しょせんは同じ人間がつくりだしたもの、おれにわからないわけがない、くらいの気持ちを持てば、越えにくく思えた壁も、すでに半ばクリアしていると思っていいでしょう
なにはともあれ動かしてみよう
それでは、パソコンの操作の流れを、Windows95を例に簡単にたどつてみましょう。まず本体右下にある電源を入れます。最近のパソコンでは、あらかじめ内蔵のハードディスク内にパソコンを使用する上で最低限必要な基本プログラム（MS-DOSやWindows）が組み込まれています。ですから、電源スイッチをONにするだけで、Windowsが自動的に動き出します。この時点でやっと、パソコンは一人前の働きができる状態になったわけです。これをパソコンを「起動する」とか「立ち上げる」とかいいます。その後、目的のアプリケーションソフト（ワープロソフトや表計算ソフト）を立ち上げて、作業を進めるのです。アプリケーションソフトでの仕事がすんだら、そのソフトの機能メニューから「終了」という項目を選ぶと、Windowsの画面に戻ります。スタートボタンの中から「Windowsの終了」メニューを選ぶと、再起動するか、電源を切るかを選ぶ画面になります。ここで電源を切る方を選ぶと、しばらくして「電源を切って良い」旨が画面に表示されます。あとは電源を切れば、パソコン操作はおしまいです。
パソコン操作の "ほんのさわり" 集
前項に続いてパソコンの操作の流れを、ワープロソフト『一太郎』を例に、たどつてみましょう。Windows95の中に一太郎が組み込まれているという条件で話を進めます。
文字を打ち込んでみる
まずパソコンの電源を入れて、Windows95を立ち上げます。その後、まずマウスで画面の左下にある「スタートボタン」をクリック（マウスの左側のボタンを押すこと）します。メニュー画面があらわれてきましたね。この画面の一番上にある「プログラム」を同じようにマウスでクリックします。また同じようにメニュー画面が出てきます。ここで「justsystemuアプリケーション」の項目を選択すると、一太郎が起動されます。さて、画面の始めのはうにという表示が現われたら、準備完了です。さっそくキーボードから文字をタイプしてみましょう。打ち込んだままではひらがなやローマ字なので、普通使うかなと漢字の混じつた文にしたいですね。それにはスペースキーといわれるいちばん手前の長いキー（キーとはキーボード上の、タイプするためのボタンです）を押すだけです。すると、表示されていたひらがな（またはローマ字）は、一瞬のうちに漢字とかなの混じつた文に変換されます。
命令はメニューから選べばいい
ワープロ専用機と違って、パソコンには「実行」や「次候補」といった専用のキー、つまりそういった文字が刻み込まれたキーがありません。これらの機能はパソコンのキーのどれかに割り当てられています。たとえば、リターンキーと呼ばれるキーには本来の「復帰改行」のほかに、「確定」「実行」（ここでは詳しい機能は知らなくてけっこうです）などの役割も持たせているといったぐあいです。DOS版の『一太郎』では、キーボード左上の「ESC」キー（エスケープキーといいます）を押すと、画面の下に機能が並んだ「メニュー」が現われます。マウスで操作する場合は、画面の上の方にある「ファイル（F）」「編集（E）」などの文字をクリックするとメニュー画面が現れます。ここから一つの機能を選んで、文章の移動、削除や飾り付け、印刷、データのフロッピーヘの保存などを行ないます。「終了」というのも機能の一つとして、メニューの中に用意されています。
コンピュータ、何がどう違うの
コンピュータには、いろいろな種顆があります。まず、大きさで分けると、研究機関や大企業などで使われる大規模なスーパーコンピュータから、机はどの大きさのミニコンピユータ、机の上にのってしまうマイクロコンピュータ（マイコン、そして電卓よりらょつと大きいポケットコンピユータとなります。ただし、「これより大きいものはミコン」といったはっきりした基準があるわけではありません、コンピユータの用途によっても、呼び名が変わってきます。オフィス用のコンピュータはオフィスコンピュ−タ（略してオフコン）、個人用にはパーソナルコンピュータというわけです。
オフィスに進出するパソコン
パソコンと呼ばれているものは、大きさでいうとマイクロコンピュータに相当します。ビジネスで使うのは、パソコンの中でも特に性能の高い機種です。高級パソコンは、今までは性能がアップして、オフコンや小型ミニコンの守備節囲を侵食し、ビジネスの世界で広く使われるようになっていますじ こうなると「パーソナル」ということばの意味も、オフィスのひとりに一台、と解釈するはうが実情に合っているかもしれませんじ個人で使う場合にも、最近は比較的性能の高い機種が使われることが多くなっています。ところで、ワークステーションということばを聞いたことはありませんか、これは、ひとりで一台使える小型ミニコンのことでしたが、パソコンの高級機との境界線はだんだん引きにくくなっています。
いろんな角度からパソコンをながめる
パソコンにも、家庭用用の安価なものから、ソフトウェア開発などで用いる高性能で高価なものまで、いろいろな種類があります。そこで、パソコンを購入する際には、用途に合わせて機種を選ぶことになります。ビット数で分類するとパソコンは、CPUというパソコンの中枢を担う部品によっても分類できます。CPUの性能は、それが何ビットかで、ある程度決まります。ビットとは、CPUが２進数で一度に何桁の数値を処理できるかを示していて、パソコンでは８、１６、３２ビットと進化し、現在では６４ビットの製品も一般的になってきました。おっと、突然出てきた桁数ということばに、とまどつていらっしやいますね。コンピュータの内部は、あらかじめ作られたプログラムもわれわれが入力するデータも、すべて２進法の信号に置き換えて使うデジタルの世界です。そして、このビット数とは2進数の数字の桁数を表わしています。つまり、１６ビットの場合ほ１６桁、３２ビットなら３２桁を一度に扱うことができるというわけです。このビット数の違いは、処理できる仕事内容や記憶できる容量、処理スピードなどの違いとなって現われます。しかし、３２ビットのものが１６ビットの2倍の性能にちなるわけではありません。要はビットが大きいほど処理スピードが速い、と思っていいでしょう。現在の主流は３２ビットから６４ビットに移ろうとしています。ビジネスで本格的に使うなら、最低３２ビットの機械が必要です。
形態で分けると
同じ性能のパソコンでも、その形はバラエティに富んでいます。机の上に置いて使うデスクトップタイプ、持ち歩けるはど小型軽量でどこでも使えるノートタイプ、ノートタイプよりさらに小さなバームトップタイプなどです。ノートタイプは小型で手軽に使えるという利点がありますが、本格的に使いこむならデスクトップの方が、拡張性という点において優れています。
ノートタイプパソコンの生かし方
重さ三〜四キロのボディに、デスクトップパソコンと同等の機能を詰め込んだのが、ノートタイプパソコンです。心臓部に高速.高機能な３２ビット以上のCPUを搭載したタイプが主流になり、ビジネスの現場での複雑な処理にも十二分に対応できるようになってきました。出張や得意先回りなど、出先でのデータ処理を必要とするビジネスマンこそ、ノートパソコンをもっとも必要とし、また活用できるといえるでしょう。
パソコンを生かした各種データの活用
たとえば、営業で外回りをしている人なら、スケジュール管理ソフトを利用すれば、移動の合間にそれを行なえます。また、商品についてのいろいろな条件を設定した表を、表計算ソフトと呼ばれるものに用意しておけば、顧客の要望に応じて即座に見積もりを提示できます。あるいは、各商品のスペックをデータ化しておけば、顧客の希望する条件にフィットする商品を、すばやく見つけられます。出張の際、意外にめんどうなのが経費の集計です。ノートパソコンを使えば、支出金額をメモする要領で入力すれば、たちどころに計算ができてしまいます。会社に帰ったあと、その表をそのままプリンターで印字すれば、経理に提出する費用細目もできてしまうというおまけ付きです。
通信手段やメモ帳としても
長期の出張なら、一般の電話回線を利用した「パソコン通信」で、宿泊先から会社へ、一日分のデータをその日のうちに送れます。反対に、会社からの情報をパソコン通信で受け取れば、電話で聞くよりも確実です。このパソコン通信は、モデムという周辺機器を利用すれば簡単に行なえます。ノートパソコンを活用することによるフットワークの良さは、会社の中でも生かせます。会議の際、会議室にノートパソコンを持ち込み、内容をワープロソフトを使ってメモしてゆけば、あとでレポートなどを作成する際、そのまま利用できます。 |
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